Alla företag kan drabbas av en kommunikativ kris. Oftast är det inte incidenten i sig som skapar störst oreda. Det är hur man hanterar kommunikationen runt omkring som är avgörande. Krisen kan uppstå av en mängd olika anledningar, det kan vara en arbetsplatsolycka, det kan vara kopplat till ekonomi, miljö eller en förlorad affär. Det kan handla om ett brott som begåtts eller om en konflikt.
Efter en kris kan man inleda ett arbete för att minimera skadeverkningarna. Man reagerar på det som hänt och gör sitt bästa för att återställa det som var. Man är sent på bollen och det sänder inga bra signaler.
Då är det bättre att reagera när det händer, att snabbt sätta in åtgärder, att reda ut vad som hänt och ta fram en åtgärdsplan. Men inte heller det är optimalt.
Bäst är naturligtvis att man är förberedd redan innan något hänt. Man har gjort sin riskanalys och vet vad som kan hända. Man har i lugn och ro tänkt igenom olika scenarier och hur man bör agera på bästa sätt. Det är bra att ha koll på vilka ens vänner är innan det börjar blåsa. Det vara klokt att ha koll på branschorganisationer, forskare, journalister, politiker och leverantörer. Hur kommer våra konkurrenter att agera? Kommer de att utnyttja situationen?
Vad ska man tänka på när man förbereder sig för att en kris kan komma?
Här är några hållpunkter
- Gör en grundlig riskanalys. Det är här allt börjar, olika situationer kräver olika åtgärder.
- Utse ett team med en tydlig rollfördelning. Vissa kriser ställer höga krav på tillgänglighet dygnet runt och det måste finnas avbytare som är redo att hjälpa till. Alla kunskapsområden ska vara täckta. Se till att det finns en intern kommunikationskanal som alla har koll på.
- Ta fram checklistor och kontaktlistor.
- Sammanställ grundläggande fakta, när det väl händer är tiden knapp. Det ska finnas texter om företaget, om processer, råvaror och nyckelpersoner.
- Se till att den moraliska kompassen pekar rätt. Liv och hälsa är alltid viktigare än maskiner och byggnader. I stundens hetta kan stress påverka omdömet.
- Logga allt som händer mycket noggrant. Dels för att det kan finnas efterverkningar, det kan bli en rättssak och det kan komma skriverier som är ofördelaktiga. Men det är också viktigt att bevara en logg för att kunna utvärdera och lära sig av det som har hänt.
Vad ska man undvika då?
- Det som man först tänker på är: ljug inte. Punkt.
- Var inte vag eller otydlig.
- Sänd inte dubbla signaler, chain of command är viktigt!
- Skyll inte på andra.
- Spekulera inte.
- Uppträd inte stöddigt eller med överdriven självsäkerhet. Allt kan hända.
Genom att agera snabbt och beslutsamt visar man att man har för avsikt att lösa situationen på bästa möjliga sätt. Man vinner i förtroende. Man minskar risken för spekulation, vare sig det sker i media eller någonstans på nätet. Desinformation som syftar till att skada företag och organisationer är tyvärr något vi kommer att få leva med.
Behöver ni hjälp med kriskommunikation?
Vill ni ha vår hjälp med att förbereda er inför en eventuell kris och ta fram en kriskommunikationsplan så hör av er. Vi ställer också upp som bollplank när det väl händer och kan då bidra med ett perspektiv utifrån och genom att hålla huvudet kallt.
